Giderler ve muhasebe

Apartman yıllık bütçesi (işletme projesi) nasıl hazırlanır?

Yönetici Editör Ekibi · Son güncelleme: 30 Eylül 2026 · yaklaşık 4 dk okuma

Kat Mülkiyeti Kanunu, yöneticinin yıllık gelir-gider planı yapmasını öngörür; bu plan kanunda "işletme projesi" olarak geçer, günlük dilde ise yıllık bütçe deriz. Bütçe, apartmanın "gelecek yıl ne kadar harcayacağız, aidat ne olmalı?" sorusunun yazılı cevabıdır. Bütçesiz yönetilen apartmanlarda aidat tahmine göre belirlenir, kasa açık verir ve genel kurulda tartışma çıkar. Bu yazıda bütçeyi sıfırdan, sade bir yöntemle nasıl hazırlayacağınızı örnek tabloyla anlatıyoruz.

Bütçe neden gerekli?

• Aidatı gerekçelendirir. Rakam "havadan" değil hesaptan çıkar. Bkz. aidat artışı nasıl gerekçelendirilir.
• Sürprizleri azaltır. Asansör yıllık bakımı, sigorta yenilemesi gibi masraflar önceden bilinir.
• Genel kurulu kolaylaştırır. Bütçe tabloyla sunulunca tartışma "kişiler" yerine "kalemler" üzerinde yürür.
• Yöneticiyi korur. Yazılı plana uygun harcayan yönetici, keyfi harcama suçlamasından uzak kalır.

Yönetim planınız ya da kanunun ilgili hükümleri, bütçenin hangi aşamada ve nasıl onaylanacağını belirler. Yönetim planınızı ve güncel mevzuatı kontrol edin; gerekirse avukata danışın.

Adım 1: Geçen yılın gerçek verisini toplayın

Bütçenin en iyi başlangıç noktası geçen yılın gerçekleşen giderleridir. Aylık kasa defterinizden veya gelir gider tablosundan 12 ayın toplamını kalem bazında çıkarın. Kayıtlar dağınıksa fatura ve dekontlara bakın; belge saklama için fatura ve belge saklama rehberimiz yol gösterir. Kalem listesi için de apartman gider kalemleri yazısını kontrol listesi olarak kullanabilirsiniz.

Adım 2: Değişecek kalemleri işaretleyin

Geçen yılın rakamı gelecek yılın rakamı değildir. Şunlara bakın:

• Personel maaşı, sigorta gibi kalemlerde güncelleme var mı? Bkz. kapıcı maaşı ve sigortası genel bilgi.
• Elektrik, su, doğalgaz tarifelerinde artış bekleniyor mu?
• Asansör bakım sözleşmesi yenilenecek mi, fiyat güncelleniyor mu?
• Bina sigortası yenileme dönemi geliyor mu?
• Bakım ve onarım için önceden planlanan bir iş var mı? Bkz. apartman yıllık bakım takvimi.

Sözleşmesi olan kalemlerde (asansör, temizlik) yeni fiyatı doğrudan yazın; tahmini kalemlerde ise makul bir artış payı bırakın.

Adım 3: Yedek payı ekleyin

Bütçeye "beklenmeyen giderler" satırı eklemek iyi bir alışkanlıktır. Yedek fonun ne olduğu ve hedefin nasıl belirlendiği için aidat, avans ve yedek akçe yazısına bakın. Büyük ve öngörülebilir işler için (boya, çatı) ayrı bir hedef fon planlanır; bkz. olağanüstü masraf nasıl toplanır.

Adım 4: Aidatı hesaplayın

Toplam yıllık gideri 12'ye bölerek aylık gideri bulun; daire sayısına veya arsa payına göre bölerek daire başı aidata ulaşın. Paylaşım için ortak gider paylaşımı ve aidat hesaplayıcı yardımcı olur.

Örnek bütçe: 12 daireli hayali apartman

Aşağıdaki tüm rakamlar hayalidir; yalnızca yöntemi göstermek için düzenlenmiştir. Apartmanda 12 daire var, giderler eşit paylaşılıyor.

Gelecek yıl toplam bütçe 270.000 TL. Aylık gider 270.000 / 12 = 22.500 TL. 12 daire için daire başı aylık aidat 22.500 / 12 = 1.875 TL. Aidat geçen yıl örneğin 1.500 TL idiyse artış 375 TL olur. Bu tabloyu genel kurula göstermek, artış talebini rakamlarla savunmanızı sağlar.

Adım 5: Gelir tarafını kontrol edin

Bütçe yalnızca giderden ibaret değildir. Gelir olarak neler var? Aylık aidat, varsa çatı antenli kira gelirleri, ortak alan kullanım bedelleri, önceki yıldan devreden kasa bakiyesi. Beklenen tahsilat oranı da önemlidir: hiçbir apartman aidatın yüzde yüzünü her zaman zamanında toplamaz. Geçmişte gecikme olduysa bunu bütçede tampon olarak düşünün, ama uydurma bir oran koymayın; kendi kasa kayıtlarınıza bakın.

Adım 6: Genel kurula sunun ve kayda geçirin

Hazırlanan bütçe kat malikleri kuruluna sunulur ve onaylanan hâliyle karar defterine geçirilir. Toplantı gündemi ve nisap için yıllık olağan genel kurul rehberini okuyun. Bütçeyi toplantıdan önce sakinlere dağıtırsanız sorular önceden toplanır ve toplantı kısa sürer.

Bütçe hazırlarken sık yapılan hatalar

• Sadece geçen yılı kopyalamak: Fiyatlar ve sözleşmeler değiştiği için rakamı güncellemeden kullanmak kasada açığa yol açar.
• Gelir tarafını unutmak: Tahsilat gecikmeleri ve boş daire ödemeleri nakit akışını etkiler.
• Yedek payı koymamak: İlk beklenmedik arızada komşulardan acil ek ödeme istemek zorunda kalırsınız.
• Bütçeyi bir kişiye bırakmak: Denetçi ya da bir iki gönüllü komşuyla birlikte gözden geçirmek güveni artırır. Bkz. apartman denetçisi görevleri.
• Bütçeyi yıl boyunca izlememek: Hazırlanan tablo çekmecede kalırsa bir anlamı olmaz.

Küçük bir apartmanda bütçe hazırlamak bir öğleden sonranızı alır; ama genel kurulda kazandırdığı güven ve netlik yıl boyu sürer. Excel ile ya da uygulamayla yürütme kararı için Excel mi uygulama mı yazısına bakabilirsiniz.

Yıl içinde bütçeyi takip edin

• Her ay gerçekleşen gideri bütçedeki kalemle karşılaştırın.
• Sapma varsa sebebini not edin (fatura beklenenden yüksek geldi, acil arıza oldu).
• Üç ayda bir sakinlere kısa özet verin.
• Yıl sonunda bütçe ile gerçekleşmeyi yan yana koyup rapor hazırlayın.

Yönetici uygulamasında gider kaydı ve aylık şeffaf rapor, bu karşılaştırmayı düzenli yapmanıza yardımcı olur.

İlgili ücretsiz araçlar: Aidat hesaplayıcı

Daha fazlası: tüm kaynaklar · apartman sözlüğü · belge şablonları