Yıllık olağan genel kurul nasıl yapılır? Gündem taslağı ve adımlar
Olağan genel kurul (resmi adıyla kat malikleri kurulunun olağan toplantısı), apartmanın yıllık "hesaplaşma" toplantısıdır. Yönetici hesabı sunar, sakinler soru sorar, yeni yıl için bütçe ve kararlar alınır. Gönüllü yöneticiler için heyecan verici olmayabilir; ama iyi hazırlanınca kısa ve sorunsuz geçer. Bu yazıda adımları ve örnek bir gündemi paylaşıyoruz. Bilgiler genel niteliktedir; yönetim planınız ve güncel mevzuat farklı olabilir.
Ne zaman yapılır?
Kat Mülkiyeti Kanunu, kat malikleri kurulunun olağan olarak her yıl toplanmasını öngörür ve toplantının yılın ilk ayında yapılmasını esas alır. Pratikte birçok apartman, ocak ayında yıllık hesabı görüşmek üzere toplanır. Yönetim planınızda farklı bir düzen olabilir; ilk bakılacak yer orasıdır.
Çağrı nasıl yapılır?
Toplantıya çağrı yazılı olarak yapılır. Kaynaklarda çağrının toplantı gününden en az 15 gün önce, gündemi, yeri, tarihi ve saati belirterek tüm kat maliklerine ulaştırılması gerektiği anlatılır. Kesin süreyi ve usulü yönetim planınızdan ve güncel mevzuattan teyit edin. Çağrıyı kanıtlanabilir bir şekilde yapmak önemlidir: imza karşılığı elden teslim, noter ya da iadeli taahhütlü posta gibi. Ek olarak WhatsApp ve duyuru panosu ile hatırlatma yapabilirsiniz; ancak WhatsApp tek başına resmi çağrı yerine geçmeyebilir.
Toplantı yeter sayısı
Kaynaklara göre ilk toplantıda kat maliklerinin sayı ve arsa payı bakımından çoğunluğunun (yarıdan fazlasının) katılması gerekir. Bu çoğunluk sağlanamazsa ikinci toplantı yapılır; ikinci toplantıda katılanlarla toplanılabilir. Karar yeter sayıları konuya göre değişir (basit çoğunluk, dörtte beş, oybirliği gibi). Örneğin yönetim planı değişikliği daha yüksek bir çoğunluk gerektirir. Hangi konuda hangi çoğunluğun aranacağı için hukukçu görüşü almanızı öneririz.
Öneri: örnek gündem taslağı
- Açılış, yoklama ve toplantı yeter sayısının tespiti
- Divan başkanı ve tutanak yazmanının seçimi
- Gündemin onaylanması
- Yönetici raporu: geçen yıl yapılanlar
- Geçen yılın gelir-gider hesabının sunulması ve görüşülmesi
- Yönetici ve denetçinin aklanması (ibra)
- Yeni yıl bütçesinin (işletme projesinin) görüşülmesi ve aidat tutarının belirlenmesi
- Aidat ödeme günü ve gecikme tazminatı uygulaması hakkında karar
- Yönetici seçimi (gerekirse) ve yönetici ücreti
- Denetçi seçimi (gerekirse)
- Bakım, onarım ve büyük harcama önerileri (asansör, cephe, çatı vb.)
- Borçlu kat malikleri hakkında yapılacaklar
- Dilek ve temenniler, kapanış
Gündemde olmayan konularda genel olarak karar alınamaz; bu yüzden önemli konuları çağrı metnine yazmayı unutmayın.
Toplantıdan önce hazırlanacaklar
- Gelir-gider özeti: Yıllık toplam gelir, gider ve kasa. Örnek tablo için tıklayın.
- Bütçe önerisi: Gelecek yıl için tahmini aylık gider ve aidat önerisi.
- Belgeler: Fatura, fiş ve sözleşme dosyası.
- Yoklama listesi: Kat malikleri, arsa payları ve imza sütunu.
- Karar defteri: Yanınızda olsun. Bkz. karar defteri nedir.
Toplantıyı yürütmek
Bir divan başkanı seçtirmek toplantıyı yönetici olarak sizin üzerinizden alır ve tartışmaları sakinleştirir. Konuları sırayla, kısa ve sade sunun; rakamları yazılı dağıtın. Her karar için oylamayı net yapın ve sonucu yüksek sesle okuyun. Kişisel tartışmalara girmeyin; borçlu isimlerini toplantıda sayarak teşhir etmek yerine toplam rakamdan söz edin.
Oy ve vekâlet
Kat malikleri toplantıya katılamıyorsa vekâlet yoluyla temsil edilebilir. Vekâletin şekli ve sınırları için yönetim planınıza bakın. Kaynaklarda bir kat malikinin kullanabileceği oy oranına ve vekil sayısına sınır getirildiği anlatılır; ancak bu konuda kesin bilgi için hukukçuya danışın.
Tutanak ve karar defteri
Alınan kararlar, gündem sırasına göre, oy sayılarıyla birlikte tutanağa ve karar defterine yazılır; katılanlar imzalar. Kararlar açık ve uygulanabilir olmalıdır: "Aidat 1 Şubat'tan itibaren aylık 1.500 ₺ olarak belirlenmiştir" gibi. Tutanağın bir suretini isteyen kat malikine vermek şeffaflığı artırır.
Toplantı günü için kısa kontrol listesi
- Salon ya da giriş alanı ayarlandı, sandalye ve ışık yeterli.
- Yoklama listesi ve kalem hazır.
- Gelir-gider özeti ve bütçe önerisi, kat malikleri sayısı kadar kopyalandı.
- Karar defteri yanınızda.
- Toplantıyı yönetecek divan başkanı önerisi düşünüldü.
- Öğle ya da akşam saati, çoğu komşunun katılabileceği bir zamana ayarlandı.
Katılım düşükse ne yapılır?
Gönüllü yöneticilerin en büyük şikayeti katılım azlığıdır. Çağrıyı erken yapın, kısa bir hatırlatma ile toplantıya bir gün kala tekrar haber verin ve toplantının uzun sürmeyeceğini belirtin. Gündemi 45 dakikada bitirmeye çalışmak katılımı artırır. Yeter sayı ilk toplantıda sağlanamazsa, ikinci toplantının çağrısına baştan yazın ki süreç gecikmeden ilerlesin. Yönetim planı ve kanun uyarınca ikinci toplantının nasıl işlediğini hukukçuya teyit ettirin.
Sık yapılan hatalar
- Çağrıyı geç ya da kanıtlanamaz yapmak.
- Gündemde olmayan bir konuda karar almak.
- Kararı deftere yazmamak.
- Rakamları yazılı sunmamak.
Bu toplantıya hazırlanırken yıl boyunca düzenli kayıt tutmanız işinizi çok kolaylaştırır; Yönetici uygulamasındaki aylık rapor, hesap sunumu için hazır bir özet sağlar.
Aidat takibini kolaylaştırın
Yönetici ile ödemeleri tek dokunuşla işaretleyin, borçlulara WhatsApp'tan hazır mesaj gönderin. Sakinler uygulama indirmez. 7 gün ücretsiz.
Ücretsiz deneDaha fazlası: tüm kaynaklar · apartman sözlüğü · belge şablonları