Giderler ve muhasebe

Apartman gelir gider tablosu nasıl tutulur? Örnek tablo

Yönetici Editör Ekibi · Son güncelleme: 30 Eylül 2026 · yaklaşık 4 dk okuma

Apartman yönetiminde güveni kuran şey, paranın nereye gittiğini herkesin görebilmesidir. Bunun için karmaşık muhasebeye gerek yok; düzenli tutulmuş basit bir gelir-gider tablosu yeterlidir. Bu yazıda tablonun nasıl kurulacağını, örneğini ve pratik ipuçlarını anlatıyoruz.

Gelir-gider tablosu nedir?

Belirli bir dönemde (ay, üç ay, yıl) apartman kasasına giren ve çıkan paranın listesidir. Dönem başındaki kasa, gelirler, giderler ve dönem sonundaki kasa görülür. Bu tablo, genel kurulda hesap verirken de en önemli belgenizdir.

Gelirler: kasaya ne girer?

• Aylık aidatlar: En büyük kalem.
• Ek borçlar: Boya, tadilat gibi özel toplanan avanslar.
• Gecikme tazminatı: Uygulanıyorsa ayrı bir kalem olarak yazın.
• Diğer gelirler: Ortak alanın kiralanması, hurda satışı gibi.

Giderler: kasadan ne çıkar?

• Ortak alan elektrik ve su faturaları
• Temizlik ve kapıcı/personel giderleri
• Asansör bakımı ve periyodik kontrol
• Isıtma/doğalgaz (merkezi sistemse)
• Bakım-onarım ve malzeme
• Bahçe bakımı
• Sigorta
• Yönetici ücreti (varsa)
• Diğer (banka masrafı, kırtasiye vb.)

Kategori sayısını fazla tutmayın; 8-10 kalem işi görür. Çok ayrıntı, tutarlılığı zorlaştırır.

Örnek aylık tablo

12 daireli bir apartman için, aidat 1.500 ₺ olan ve bir dairenin ödemediği hayali bir ay:

Ay sonu kasa = ay başı kasa + gelir − gider = 8.400 + 16.500 − 12.000 = 12.900 ₺. Ödenmeyen 1.500 ₺ ise kasada değil, alacak olarak ayrıca izlenir.

Tahakkuk ile tahsilat farkı

İki farklı kavram karışabilir: tahakkuk (dairelerden beklenen aidat) ve tahsilat (gerçekte kasaya giren para). Yukarıdaki örnekte tahakkuk 18.000 ₺, tahsilat 16.500 ₺'dir. Genel kurulda ikisini birlikte göstermek doğru bir fotoğraf verir: "Bu ay toplam 18.000 ₺ aidat vardı, 16.500 ₺'si toplandı, 1.500 ₺ alacağımız var".

Belge saklama düzeni

Her harcamanın bir belgesi olmalı: fatura, fiş, dekont ya da protokol. Belgeleri tarih sırasıyla bir klasörde saklayın; telefonla fotoğrafını çekip yedeklemek de iyi bir alışkanlıktır. Genel kurul öncesinde belgelerle tablonun tutması, soruların yarısını önler. Ne kadar süre saklanması gerektiği konusunda kesin bilgi için hukukçuya ya da muhasebeciye danışın.

Yıllık özet

Yıl sonunda 12 aylık tabloyu kategori bazında toplayın. Sonuç şöyle bir yapıda olmalı:

Bu özet, hem genel kurulda hesap verme hem de yeni yıl bütçesi (işletme projesi) için başlangıç noktasıdır. Yeni yılın aidatını belirlerken aidat hesaplayıcıyı kullanabilirsiniz.

Şeffaflık: sakinlerle paylaşın

Tabloyu yalnızca yıl sonunda değil, aylık ya da üç aylık paylaşırsanız güven artar. Paylaşırken kişi bazında borç listesi eklemeyin; toplam rakamlar yeterlidir. Hangi dairenin ne kadar borcu olduğu kişisel bir bilgidir.

Sık yapılan hatalar

• Kasa ile banka bakiyesini karıştırmak: Kasada olması gereken tutar ile banka hesabındaki tutar aynı olmalıdır. Bir fark varsa henüz işlenmemiş bir ödeme veya bir gider olabilir; ay sonunda ikisini karşılaştırın.
• Belgesiz gider: Fiş ya da fatura olmadan yapılan harcamalar sorgulanır.
• Gecikmiş kayıt: Kayıtları birikmeye bırakırsanız ay sonunda hatalar artar. Her ödemeyi ya da gideri o gün işleyin.
• Yedek fonu göstermemek: Ayrılan yedek tutar da kayıtta bir kalem olarak görünmeli.
• Yıl sonu devri: Yıl sonu kasa tutarını, yeni yılın açılış kasası olarak yazmayı unutmayın.

Bütçe ile karşılaştırma

Yıl başında tahmini bütçe yaptıysanız, yıl içinde gerçekleşen gider ile karşılaştırın. Büyük sapma gördüğünüz kalemin nedenini araştırın: elektrik tarifesi mi değişti, beklenmedik bir arıza mı çıktı? Bu karşılaştırma, ertesi yılın bütçesini gerçekçi kılar ve aidat artışını gerekçelendirir.

Sakinlere nasıl sunulur?

Tabloyu ay sonunda tek sayfada, sade bir dille paylaşmak yeterlidir: toplanan aidat, yapılan giderler, kasadaki tutar ve varsa ödenmemiş alacak. Kişi adı ve dairesine göre borç listesi eklemeyin. Rakamların yanında bir cümlelik açıklama işe yarar: "Bu ay asansör bakımı ve çatı oluğu temizliği nedeniyle gider arttı." Açıklamalı özet, itirazların büyük kısmını baştan önler. Yıllık toplantıda kullanacağınız hesap için genel kurul rehberine, gider kalemlerinin listesi için gider kalemleri yazısına bakın.

Yönetici değişirse tablo ne olur?

Gelir-gider kayıtları, yönetici değişikliğinde devredilen en önemli belgelerdendir. Yeni yönetici geçmiş aylara bakıp kasanın nasıl oluştuğunu anlayabilmelidir. Bu yüzden tabloyu yalnızca kendiniz anlayacağınız kısaltmalarla değil, açık kalem adlarıyla tutun ve devir sırasında ay sonu kasasını banka bakiyesiyle birlikte tutanağa yazın. Ayrıntı için devir teslim yazısına bakın.

Araç seçimi

Tablo bir defterde, Excel'de ya da uygulamada tutulabilir. Hangisinin size uygun olduğuna Excel mi uygulama mı yazımızdan bakabilirsiniz. Yönetici uygulaması giderleri kategoriyle kaydeder, aylık raporu ay başı ve ay sonu kasa dahil kendiliğinden oluşturur; bağlantıyla sakinlerle paylaşabilirsiniz.

İlgili ücretsiz araçlar: Aidat hesaplayıcı

Daha fazlası: tüm kaynaklar · apartman sözlüğü · belge şablonları