Yönetici görevleri

Yeni apartman yöneticisi ilk ay rehberi: hafta hafta yapılacaklar

Yönetici Editör Ekibi · Son güncelleme: 30 Eylül 2026 · yaklaşık 4 dk okuma

Genel kurulda "sen olsana" diye yönetici seçildiniz. Şimdi elinizde bir defter, belki bir anahtar bir de yığın soru var. Bu rehber, ilk ayı sakin ve düzenli geçirmeniz için hafta hafta bir plan sunar. Amaç mükemmel yönetici olmak değil, sağlam bir başlangıç yapmak: kayıtları netleştirmek, komşularla iletişimi kurmak ve acil riskleri ilk günlerde ortadan kaldırmak.

1. Hafta: Devral ve öğren

İlk hafta en önemli iş devirdir. Kasa, banka, belge ve anahtarlar için ayrıntılı listeyi yönetici devir teslim yazısında bulabilirsiniz. Bu haftada şunları yapın:

• Devir tutanağını imzalayın ve bir kopyasını saklayın.
• Bankaya giderek hesap yetkisini üzerinize alın.
• Yönetim planını baştan sona okuyun; aidat, gider paylaşımı ve yetkiler orada yazar.
• Karar defterindeki son kararlara bakın: bekleyen bir iş var mı?
• Kapıcı, asansör firması gibi hizmet verenlerin telefonlarını kaydedin.

2. Hafta: Rakamları netleştir

Bu hafta apartmanın mali fotoğrafını çıkarın. Gelir, gider, borç ve yaklaşan ödemeleri tek sayfada toplayın.

1. Her dairenin aidat tutarını ve varsa borcunu bir tabloya yazın.
2. Son on iki aydaki büyük giderleri sıralayın.
3. Yaklaşan sabit ödemeleri not edin: asansör bakımı, sigorta yenilemesi, personel maaşı.
4. Bütçeyi genel kurul kararıyla karşılaştırın; aidat gerçek giderleri karşılıyor mu bakın.

Tablo düzeni için gelir gider tablosu yazısı işinize yarar. Aidat tutarının yeterliliğini aidat hesaplayıcı ile deneyebilirsiniz.

Örnek: 14 daireli hayali bir apartman

Rakamlar hayalidir. Aylık sabit giderler: kapıcı 14.000 TL, asansör bakımı 1.800 TL, elektrik ve su ortak 2.200 TL, temizlik malzemesi 900 TL; toplam 18.900 TL. Aylık aidat geliri 14 daire x 1.200 TL = 16.800 TL. Aylık açık 2.100 TL'dir. Bu farkı ilk ayda görmek, yıl sonu sürprizinden çok daha iyidir. Aidat farkının nasıl gerekçelendirileceğini aidat artışı yazısında bulabilirsiniz.

3. Hafta: Komşularla tanış ve iletişim kanalı kur

İyi yönetici iyi iletişimcidir. Üçüncü haftada tek bir iletişim düzeni kurun. Bir duyuruyla kendinizi tanıtın ve ödeme bilgilerini netleştirin.

Grup iletişiminin sağlıklı yürümesi için apartman WhatsApp grubu kuralları yazısına bakabilirsiniz. Borcu olan komşuya nasıl yaklaşılacağını ise hatırlatma mesajı örnekleri anlatır.

4. Hafta: Bakım, sözleşme ve takvim

Son haftada ileriye dönük planınızı yapın.

• Asansör, kazan, yangın söndürücü ve çatı için son bakım tarihlerini kontrol edin. Yıllık bakım takvimi yardımcı olur.
• Sigorta poliçelerinin bitiş tarihlerine bakın; DASK zorunlu mu yazısı temel bilgileri verir.
• Sözleşmelerin (asansör, temizlik) süre ve fiyatlarını not edin.
• Bir sonraki genel kurulun tarihini takvime işleyin.

İlk ayın haftalık özeti

İlk ayda kaçınılacak hatalar

• Hemen büyük karar almak: Genel kurul onayı gerektiren harcamayı kendi başınıza yapmayın.
• Nakit kabul edip makbuz vermemek: Her tahsilat kayda geçmeli.
• Kişisel para ile ortak parayı karıştırmak: Apartmanın parası ayrı hesapta durmalı.
• Her şeyi tek başına üstlenmek: Gerekirse bir komşudan yardım isteyin; görev tanımları için yönetici görevleri yazısına bakın.

Sık sorulan üç soru

Komşular sürekli arıyor, ne yapmalıyım?

Talepleri yazılı almayı ve ulaşabileceğiniz saatleri duyurmayı deneyin. "Hafta içi 18.00-20.00 arası" gibi bir aralık, gece aramalarını azaltır; acil durum için ayrı bir kural koyun.

Bilmediğim bir konuyla karşılaşırsam?

Bilmediğinizi söylemek bir zayıflık değildir. "Bunu araştırıp size dönüyorum" cümlesi, yanlış bir karardan çok daha iyidir. Yönetim planı, ilgili hükümler ve bir hukukçu görüşü size yol gösterir.

Ne zaman genel kurul çağırmalıyım?

Bütçeyi aşan, kalıcı sonuç doğuran veya yönetim planının işaret ettiği kararlar için. Kararların nasıl alındığı hakkında toplantı ve karar nisapları yazısına bakın; hukuki ayrıntı için güncel mevzuatı kontrol edin.

İlk ay sonunda küçük bir değerlendirme

Dördüncü haftanın sonunda yarım saat ayırıp kendinize şu soruları sorun: Kasa ve banka kayıtlarım tutuyor mu? Ödemeyen komşuların listesi güncel mi? Yaklaşan üç ödeme ve bakım tarihi elimde mi? Komşular bana nasıl ulaşacağını biliyor mu? Bu dört soruya "evet" diyebiliyorsanız, ilk ayı başarıyla tamamladınız demektir. "Hayır" dediğiniz maddeleri ikinci ayın ilk haftasına taşıyın. Yönetici olmak, her şeyi ilk günden bilmek değil, kayıt tutmayı ve düzenli iletişimi bir alışkanlığa dönüştürmektir.

Kendinize zaman tanıyın

Yeni bir yönetici olarak her sorunu ilk gün çözmeniz beklenmez. Komşular da genellikle sabırlıdır; asıl beklenti, işlerin düzenli ve açık yürümesidir. Küçük ama tutarlı adımlar atın: bir hafta borç listesini çıkarın, sonraki hafta bir duyuru yapın, sonraki hafta bakım tarihlerini toplayın. Yorulduğunuzda yardım isteyin; komşulardan biri duyuru asmayı, bir diğeri belge fotoğraflamayı üstlenebilir. Paylaşılan iş hafifler ve apartman ortak bir sorumluluk gibi hissettirir.

Kayıtları baştan düzgün tutun

İlk ayda kurduğunuz düzen, yıl boyunca işinizi kolaylaştırır. Aidatların kimden, ne zaman geldiğini kaydetmek istiyorsanız Yönetici uygulaması, aidat ve borç takibini telefonda tutmanıza ve WhatsApp için hazır mesaj kullanmanıza olanak verir. Aidat toplama düzeni için aidat nasıl toplanır yazısını da okuyun.

İlk ay sonunda kendinize bir soru sorun: "Bir komşu bana bugün sorsa, kasada ne kadar para olduğunu ve neden olduğunu söyleyebilir miyim?" Cevabınız evetse, güzel bir başlangıç yaptınız demektir.

İlgili ücretsiz araçlar: Aidat hesaplayıcı

Daha fazlası: tüm kaynaklar · apartman sözlüğü · belge şablonları