Yönetici görevleri

Yönetici devir tesliminde nelere bakılır? Kasa ve belge devri (kontrol listesiyle)

Yönetici Editör Ekibi · Son güncelleme: 30 Eylül 2026 · yaklaşık 4 dk okuma

Yönetici değiştiğinde en sık çıkan tartışma "kasada ne kadar vardı?" sorusudur. Elden ele geçen para, imzasız verilen belgeler ve sözlü anlaşmalar aylar sonra anlaşmazlığa dönüşür. Çözüm basittir: devri bir tutanakla ve bir kontrol listesiyle yapmak. Bu yazıda devirde nelere bakılacağını, tutanağın nasıl yazılacağını ve kopyalayabileceğiniz bir listeyi bulacaksınız.

Devir teslim neden yazılı yapılır?

Devir teslim, eski yöneticinin "her şeyi verdim" demesiyle yeni yöneticinin "bana bir şey verilmedi" demesi arasındaki boşluğu kapatır. Yazılı tutanak iki tarafı da korur. Eski yönetici sorumluluğunun ne zaman bittiğini, yeni yönetici ise neyi teslim aldığını bilir. Yönetim planınız devir konusunda özel bir hüküm koymuşsa önce onu okuyun; hukuki bir uyuşmazlık ihtimali varsa avukata danışın.

Devirden önce hazırlık

1. Tarih belirleyin: Genel kurul kararında yeni yöneticinin göreve başlama tarihi yazılıysa devri o tarihe bağlayın. Seçim süreci için yönetici seçimi ve değişimi yazısına bakın.
2. Eski yöneticiden dönem raporu isteyin: Son genel kuruldan bu yana gelir ve giderlerin özeti yeterlidir. Tablo düzeni için gelir gider tablosu yazısını kullanabilirsiniz.
3. Denetçi veya bir tanık komşu bulun: Devirde en az bir tarafsız kişinin bulunması itirazları azaltır.

Kasa devri: para nasıl sayılır?

Kasa üç ayrı yerde olabilir: nakit, banka hesabı ve henüz tahsil edilmemiş alacaklar. Üçünü de ayrı ayrı yazın.

• Nakit: Birlikte sayın, tutanağa rakamla ve yazıyla girin.
• Banka: Devir günü hesap özetini alın; bakiye özetle tutanaktaki rakam aynı olmalı. Yetki devri için banka, genellikle karar defteri örneği ister.
• Alacaklar: Daire bazında ödenmemiş aidatları liste halinde teslim edin. Borç listesi kişisel veri içerir; yalnızca yönetici ve denetçiyle paylaşın, herkese açık asmayın.

Yedek akçe veya avans varsa bunun ayrı bir kalem olarak gösterilmesi önemlidir. Kavramlar için avans ve yedek akçe yazımıza bakabilirsiniz.

Belge devri: nelerin teslim edilmesi gerekir?

Belgelerin düzenli saklanması için fatura ve belge saklama yazısındaki dosya düzenini önerebiliriz.

Devir teslim kontrol listesi

Aşağıdaki listeyi yazdırıp devir günü birlikte işaretleyebilirsiniz:

1. Nakit kasa sayıldı ve tutanağa yazıldı.
2. Banka hesap özeti alındı, bakiye tutanakla uyumlu.
3. Banka imza yetkisi için gerekli evrak hazırlandı.
4. Daire bazında borç listesi teslim edildi.
5. Devam eden işler ve bekleyen teklifler anlatıldı.
6. Yaklaşan ödemeler (asansör bakımı, sigorta yenileme) tarihleriyle verildi.
7. Kapıcı veya personel varsa sözleşme ve izin kayıtları teslim edildi.
8. Tüm anahtarlar ve kumandalar sayılarak teslim alındı.
9. Abonelik ve hizmet firmaları iletişim listesi alındı.
10. Komşulara yeni yönetici duyurusu yapıldı.

Tutanak örneği

Metni kendi binanıza göre uyarlayın:

Örnek: 8 daireli hayali bir apartman

Bu rakamlar hayalidir. Devir gününde kasa 2.400 TL nakit, bankada 31.600 TL gösteriyor; üç dairenin toplam 5.250 TL borcu var. Tutanağa şu satırlar yazılır: nakit 2.400 TL, banka 31.600 TL, alacak 5.250 TL, toplam varlık 39.250 TL. Yeni yönetici hesap özetiyle karşılaştırdığında fark yoksa imza atılır. Fark varsa, fark satırı tutanakta açıkça belirtilir ve kısa sürede açıklama istenir.

Devir sırasında sık çıkan sorunlar ve çözümleri

En sık karşılaşılan sorun, kayıtların eksik ya da elle tutulmuş olmasıdır. Bu durumda mükemmel bir geçmiş beklemeyin; devir günündeki bakiyeyi netleştirin ve "bu tarihten itibaren" temiz bir kayıt başlatın. Geçmiş dönemde belirsiz kalan tutarlar varsa bunları tutanağa "açıklaması sonradan yapılacak kalemler" başlığıyla ekleyin ve genel kurul gündemine alın.

İkinci sık sorun, eski yöneticinin bazı belgeleri kendi evinde unutmasıdır. Tutanağa "eksik belge listesi" ve teslim için verilen tarih yazılırsa unutulan evrak kısa sürede gelir. Üçüncüsü, abonelik ve banka gibi kurumların yetki devrini geciktirmesidir; bu yüzden karar defteri örneğini ve kimlik fotokopisini önceden hazırlayın. Eski yöneticiyle ilişkiyi iyi tutmak, devrin en önemli sessiz kuralıdır: ilerde bir belgeye ya da bilgiye ihtiyacınız olduğunda ona telefonla ulaşabilmelisiniz.

Devirden sonraki ilk genel kurulda, devir tutanağının özetini kat maliklerine okumak şeffaflığı artırır ve olası itirazları toplantıda çözer.

Devirden sonraki ilk hafta

Devir imzalandıktan sonra yeni yönetici, ilk haftada üç şeyi yapmalıdır: bankada yetkisini doğrulamak, abonelik ve hizmet firmalarına yeni iletişim bilgisini bildirmek ve komşulara yazılı duyuru yapmak. Ardından eski yöneticiden gelebilecek son soruları toplayıp tek seferde sormak, ikinci bir toplantıya gerek bırakmaz. Devirde alınan tüm belgelerin fotoğrafını çekerek dijital bir yedek oluşturmak, yıllar sonra çıkabilecek tartışmalarda en büyük güvencedir.

Devir tutanağını karar defterine eklemek zorunlu olmasa da, bir sonraki genel kurulda kat maliklerine kısa bir özet sunmak güveni artırır.

Devirden sonra

Devir tamamlandığında yeni yöneticinin ilk haftaları için yeni yönetici ilk ay rehberi ve kontrol listeleri sayfası işinize yarar. Yönetici uygulaması, aidat ve gider kayıtlarını telefonda tuttuğu için sonraki devirleri çok daha kolay hale getirir; bunu ileride kolaylık olarak düşünün.

Daha fazlası: tüm kaynaklar · apartman sözlüğü · belge şablonları