Genel kurul ve kararlar

Karar defteri nedir? Apartmanda karar defteri nasıl tutulur?

Yönetici Editör Ekibi · Son güncelleme: 30 Eylül 2026 · yaklaşık 4 dk okuma

Karar defteri, apartmanın "hafızası"dır. Genel kurulda ne kararlaştırıldı, kim yönetici seçildi, aidat ne kadar belirlendi? Bu soruların cevabı karar defterindedir. Yönetici olarak defteri düzgün tutmak, ileride çıkabilecek birçok tartışmayı ve hukuki sorunu önler. Bu yazı genel bilgilendirmedir; hukuki tavsiye değildir.

Karar defteri nedir?

Kat malikleri kurulunun aldığı kararların yazıldığı, sayfaları sıralı ve genellikle noter tarafından onaylanan defterdir. Kat Mülkiyeti Kanunu, apartman yönetiminde kararların bu şekilde kayıt altına alınmasını ve yönetimin belli defterleri tutmasını öngörür. Defterin türleri, onay şekli ve süreleri konusunda kaynaklarda farklı anlatımlar bulunduğundan, güncel usulü bir noterden ya da hukukçudan teyit etmenizi öneririz.

Neden önemlidir?

• Kanıt: Bir kararın alındığını ispatlar: aidat tutarı, yönetici seçimi, büyük harcamalar.
• Yasal işlemler: Aidat borcu için icra ya da dava yoluna gidildiğinde, kararlara dayanmak gerekebilir. Kaynaklarda noter onaysız defterdeki kararlara dayanılarak takip başlatmanın sorun çıkarabileceği belirtilir.
• Yönetici koruması: Yönetici, kurulun kararını uyguladığını gösterebilir.
• Devir: Yönetici değişirse yeni yönetici geçmişi görebilir.

Karar defterine neler yazılır?

• Toplantının tarihi, yeri ve saati
• Çağrının nasıl yapıldığı
• Katılan kat malikleri ve arsa payları (yoklama)
• Gündem maddeleri ve her biri için alınan karar
• Oy sayıları (kabul, ret, çekimser)
• Divan başkanı ve yazmanın adı, imzalar

Örnek karar metni

Kararı yazarken kısa, açık ve uygulanabilir olun. "Gelir gider hesabı görüşüldü" yerine hangi sonuca varıldığını yazın.

Noter onayı

Kaynaklara göre karar defterinin, kullanılmaya başlanmadan önce noterden onaylatılması (açılış onayı) gerekir; bazı anlatımlarda her yıl belirli bir tarihe kadar da kapanış onayı yaptırılması söylenir. Uygulamada farklı görüşler olabildiğinden, defterinizi noterde onaylatırken güncel usulü sorun ve sizi bilgilendirmelerini isteyin. Onaysız defterin hukuki sorun doğurabileceği konusunda bir hukukçuya danışmanız yerinde olur.

Hangi kararlar hangi çoğunlukla alınır?

Kanun, konuya göre farklı çoğunluklar arar. Basit çoğunluk, dörtte beş çoğunluk ve oybirliği gibi sınıflar vardır. Örneğin yönetim planı değişikliği ile aidat tutarı belirlemek aynı çoğunlukla yapılmaz. Bu yüzden kararı deftere yazarken, alınan çoğunluğun yeterli olup olmadığına dikkat edin. Şüphede kalırsanız bir hukukçuya danışın.

Saklama ve devir

• Defteri dolapta, herkesin ulaşamayacağı ama yönetici değişince kolay devredilebilecek bir yerde saklayın.
• Yönetici değişince defteri tutanakla teslim edin.
• Sayfaları yırtmayın, karalamayın; hata yaparsanız üstünü çizip yanına parafınızı atın.
• Defterin fotoğrafını ya da taramasını yedek olarak saklayın.

Sık yapılan hatalar

• Toplantı yapılmış olmasına rağmen kararın deftere yazılmaması.
• Kararların geriye dönük yazılması.
• Eksik imza ya da yoklama.
• Gündemde olmayan bir konunun karar altına alınması.
• Kararı okuyunca herkesin farklı anlayabileceği belirsiz ifadeler.

Sık sorulan sorular

Karar defterini kim tutar?

Genel olarak yönetici tutar; toplantıda ise divan başkanı ve yazman kararları yazar. Kararların altını katılan kat malikleri imzalar.

Kararlar başka bir kâğıda yazılıp sonradan deftere geçirilebilir mi?

Toplantı sırasında taslak tutulabilir; ancak nihai kararların toplantıda deftere yazılıp imzalanması esastır. Geriye dönük yazımdan kaçının, çünkü gerçek dışı gibi görünebilir.

Defter dolarsa ne yapılır?

Yeni bir defter alınır ve noterde yeniden onaylattırılır. Eski defteri saklamaya devam edin.

Defter kaybolursa?

Kaybı derhal noter ve yöneticilik açısından hukukçuya danışın. Kararların bir kopyası (tutanak, fotoğraf) varsa bunlar durumu toparlamada yardımcı olabilir; bu yüzden defterin fotoğrafını düzenli yedeklemek önerilir.

Karar yazarken 5 pratik ilke

1. Bir karar, bir paragraf. Farklı konuları aynı kararda birleştirmeyin.
2. Sayıları rakamla ve yazıyla teyit edin. "1.500 TL (bin beş yüz Türk lirası)" gibi.
3. Başlangıç tarihini yazın. Aidat artışı hangi aydan itibaren geçerli?
4. Kimin ne yapacağını belirtin. "Yönetici teklifleri toplayacak" gibi.
5. Oy sonucunu kaydedin. Kabul, ret ve çekimser sayısı.

Hazır bir düzen için karar defteri sayfası şablonuna ve toplantı tutanağı şablonuna bakabilirsiniz. Toplantı çağrısı ve tutanak yazımı için rehber yazımızı okuyun.

Karar defteri ile tutanak arasındaki fark

Toplantı tutanağı, toplantının nasıl geçtiğini anlatan daha ayrıntılı bir belgedir: kimler katıldı, neler konuşuldu, hangi görüşler dile getirildi. Karar defteri ise yalnızca varılan sonucu, yani kararın kendisini kayıt altına alır. İkisini birlikte tutmak en sağlıklısıdır: tutanak toplantıda yazılır ve imzalanır, kararlar ise karar defterine geçirilir. Bir kat maliki "böyle bir karar alınmadı" derse tutanağa, "karar şöyleydi" derse deftere bakılır. Sözlükte ilgili terimlere apartman sözlüğünden ulaşabilirsiniz.

Uygulama karar defterinin yerini tutar mı?

Hayır. Yönetici gibi bir uygulama aidat ve gider kayıtlarını düzenli tutmanıza yardımcı olur; ancak noter onaylı karar defteri yükümlülüğünün yerini tutmaz. Toplantı çağrısı ve karar metinleri için hazır şablonlar üzerinde çalışıyoruz; bunlar da defterinizin yerine geçmeyecek, yalnızca yazımı kolaylaştıracaktır.

Toplantıya hazırlanırken genel kurul rehberimizi, yöneticinin görevleri için görevler yazımızı okuyabilirsiniz.

Daha fazlası: tüm kaynaklar · apartman sözlüğü · belge şablonları