Genel kurul çağrı metni ve toplantı tutanağı nasıl yazılır?
Genel kurul toplantısı iyi hazırlanmışsa yarım saatte biter, kötü hazırlanmışsa haftalarca tartışılır. Hazırlığın iki temel belgesi vardır: toplantıya çağıran metin ve toplantıdan sonra yazılan tutanak. İkisi de sade ve eksiksiz olmalıdır. Bu yazıda kopyalayıp kendi binanıza uyarlayabileceğiniz örnek metinler var.
Yazıdaki metinler genel örnektir. Yönetim planınızı ve güncel mevzuatı kontrol edin, gerekirse avukata danışın.
Çağrıda bulunması gerekenler
Kaynaklarda kat malikleri kurulu çağrısının yazılı yapılması ve toplantıdan yaklaşık 15 gün önce ulaştırılması anlatılır; bu süreyi güncel mevzuattan ya da hukukçudan teyit edin. Çağrı metninde şu bilgiler bulunmalıdır:
- Toplantıyı yapan bina ve adresi
- Çağıranın kim olduğu (yönetici ya da malikler)
- Toplantının türü (olağan ya da olağanüstü)
- Birinci toplantının tarihi, saati ve yeri
- Çoğunluk sağlanamazsa yapılacak ikinci toplantının tarihi, saati ve yeri
- Gündem maddeleri
- Vekil gönderilebileceği bilgisi
- Tarih ve yönetici imzası
Çoğunluk ve nisap konusunda ayrıntı için genel kurul toplantı ve karar nisapları yazısına bakın.
Örnek çağrı metni
KAT MALİKLERİ KURULU TOPLANTI ÇAĞRISI
Sayın Kat Maliki,
[Bina adı / adresi] apartmanı olağan kat malikleri kurulu toplantısı aşağıda belirtilen gün, saat ve yerde yapılacaktır.
Birinci toplantı: [gün.ay.yıl], saat [00:00], [toplantı yeri]
Çoğunluk sağlanamazsa ikinci toplantı: [gün.ay.yıl], saat [00:00], [toplantı yeri]
Gündem:
- Açılış, toplantı başkanının ve yazmanın seçilmesi
- Geçen yılın gelir gider hesabının okunması
- Denetçi raporunun okunması, yöneticinin ibrası
- Yeni yıl bütçesi ve aidat tutarının belirlenmesi
- Yönetici ve denetçi seçimi
- Dilekler ve kapanış
Toplantıya katılamayacak maliklerin yazılı vekaletname ile bir vekil göndermeleri mümkündür.
Saygılarımla,
[Yönetici adı soyadı], [tarih], [imza]
Bu metni her daireye elden imza karşılığı vermek ya da noter/iadeli taahhütlü posta gibi kanıtlanabilir yollarla göndermek daha güvenlidir. WhatsApp mesajı yasal tebliğ yerine geçmez; ancak hatırlatma olarak kullanabilirsiniz.
Gündemi nasıl kurarsınız?
Gündem, konuşulacak her şeyi maddeler halinde ve sırayla yazar. Toplantıda gündemde olmayan konuda karar almak sorun çıkarabilir; bu yüzden "dilekler" maddesinde yalnızca görüş alınır, karar için sonraki toplantıya bırakılır. Yıllık toplantı için hazır gündem taslağı yıllık olağan genel kurul yazısında var. Bütçe maddesi için aidat artışı gerekçelendirme rehberi işinize yarar.
Toplantı günü: kayıt ve yönetim
- Kat maliklerini imza karşılığı giriş listesine kaydedin (hazirun cetveli): ad soyad, daire no, arsa payı, imza.
- Vekil gelenlerin vekaletnamelerini kontrol edin ve dosyaya ekleyin.
- Toplantı başkanı ve yazman seçin; yönetici olarak kendinizin başkanlık yapması şart değildir, tarafsız biri daha rahat yürütür.
- Çoğunluğun sağlandığını tutanağa yazın; sağlanamadıysa ikinci toplantıya geçileceğini belirtin.
- Her gündem maddesini sırayla açın; öneriyi okuyun, oylayın, sonucu yazın.
Örnek toplantı tutanağı
KAT MALİKLERİ KURULU TOPLANTI TUTANAĞI
[Bina adı / adresi] apartmanı kat malikleri kurulu, [gün.ay.yıl] tarihinde saat [00:00]'da [toplantı yeri]nde toplanmıştır. Toplantıya kat maliklerinden [sayı] kişi, toplam [sayı] arsa payı ile katılmıştır. Katılım listesi tutanağın ekindedir. Gerekli çoğunluk sağlandığından toplantı açılmıştır.
1. Toplantı başkanlığına [ad soyad], yazmanlığa [ad soyad] seçilmiştir.
2. [Yıl] yılı gelir gider hesabı okunmuş, [evet/hayır] oyuyla kabul edilmiştir.
3. Denetçi raporu okunmuş, yöneticinin ibrası [sayı] evet, [sayı] hayır, [sayı] çekimser oyla [kabul edilmiştir/edilmemiştir].
4. Aylık aidat tutarı [tutar] TL olarak [sayı] evet, [sayı] hayır oyuyla belirlenmiştir.
5. Yönetici olarak [ad soyad], denetçi olarak [ad soyad] seçilmiştir.
6. Dilek ve temenniler dinlenmiş, toplantı saat [00:00]'da kapatılmıştır.
Toplantı başkanı: [imza] Yazman: [imza] Katılanlar: [ekteki liste]
Karar defterine geçirme
Tutanağın özeti, noter onaylı karar defterine yazılır ve imzalanır. Karar defterinin ne olduğu ve nasıl tutulacağı için karar defteri nedir yazısına bakın. Katılamayan maliklere kararın bir örneğini yazılı iletmek, ileride itiraz süresi ve tebliğ tartışmalarını azaltır.
Örnek: Küçük bir tutanak hatası
Hayali bir örnek: 8 daireli bir binada bütçe kararı alındı, ancak tutanakta yalnızca "aidat 1.500 TL olarak kabul edildi" yazıldı; kaç kişinin oy verdiği yazılmadı. Sonradan bir malik itiraz etti. Yönetici hangi çoğunlukla karar alındığını belgeleyemediği için sürecin yeniden yapılması gerekti. Katılım listesi ve oy sayıları yazılsaydı bu ek yük ortaya çıkmayacaktı. Rakamlar hayalidir.
Çağrı metninde sık yapılan eksikler
Sorun çıkaran çağrıların çoğunda aynı eksikler görülür. Metni göndermeden önce şu soruları kendinize sorun:
- Gündem belirsiz mi? "Çeşitli konular" yazmak yerine her maddeyi açık yazın. Büyük masraf varsa tutarı ve kapsamı belirtin.
- Yer ve saat net mi? "Akşam bahçede" yerine "19:30, zemin kat toplantı salonu" yazın. Herkesin bulabileceği bir yer seçin.
- İkinci toplantı unutulmuş mu? İlk toplantıda çoğunluk sağlanamazsa ne olacağını çağrıda göstermek gerekir.
- Kimler çağrılıyor? Çağrı kiracıya değil, tapudaki maliklere yapılmalıdır. Malik başka şehirdeyse posta veya e-posta gibi kanıtlanabilir bir yol düşünün.
- Vekil hakkı belirtilmiş mi? Katılamayanlar için vekil bilgisi çağrıya yazılırsa toplantıda tartışma çıkmaz. Örnek vekâlet metni için genel kurulda oy kullanma ve vekâlet yazısına bakın.
Çağrıyı gönderdikten sonra, aynı metnin bir kopyasını ve teslim kanıtını (imza listesi, posta makbuzu) toplantı dosyasına koyun. Bu dosya ileride bir itiraz olursa ilk açacağınız evrak olur.
Çağrıyı ulaştırma yolları
Çağrı metni kadar, size ulaştığını kanıtlayabilmek de önemlidir. Uygulamada kullanılan yollar ve artıları eksileri:
| Yol | Artısı | Dikkat edilecek nokta |
|---|---|---|
| Elden imza karşılığı | Ucuz ve hızlı, kanıt bırakır | Herkesin evde olması gerekir; imzayı saklayın |
| Kapıya asma + imza listesi | Pratik | Tek başına yeterli sayılmayabilir; hukukçuya sorun |
| Noter ihtarnamesi ya da iadeli taahhütlü posta | Kanıt değeri yüksek | Maliyetlidir; tartışmalı binalar için uygun |
| WhatsApp / duyuru | Hatırlatma için çok iyi | Yasal tebliğ yerine geçmez |
Kiracıda oturan ama malikin başka şehirde olduğu dairelerde çağrıyı maliklere ulaştırmak gerekir; malikin adresi tapu ya da sözleşme kayıtlarından bulunmalıdır. Sakinlerin iletişim bilgilerini toplarken kişisel veri kurallarına dikkat edin, apartman yönetiminde KVKK yazısı bunun için faydalıdır.
Kısa kontrol listesi
- Çağrı yazılı ve zamanında ulaştı mı?
- Birinci ve ikinci toplantı çağrıda yazılı mı?
- Katılım listesi arsa payı ile birlikte hazır mı?
- Vekaletnameler dosyada mı?
- Tutanakta oy sayıları yazılı mı?
- Karar deftere işlendi mi?
Belge şablonları için belge şablonları sayfasına da göz atabilirsiniz.
Aidat takibini kolaylaştırın
Yönetici ile ödemeleri tek dokunuşla işaretleyin, borçlulara WhatsApp'tan hazır mesaj gönderin. Sakinler uygulama indirmez. 7 gün ücretsiz.
Ücretsiz deneDaha fazlası: tüm kaynaklar · apartman sözlüğü · belge şablonları